Переписка через почтовые электронные сервисы один из основных каналов общения между контрагентами.
В этой банальной и каждодневной рутине многие не отдают себе отчёт, как правильно вести эту процедуру, пренебрегая основными правилами.
В этой публикации мы раскрываем ключевые требования – следуйте им, чтобы в случае спора выйти из него победителем.
Возможность достоверно установить принадлежность адресов сторонам переписки или их уполномоченным представителям – обязательное условие делового электронного документооборота.
Сообщение с незнакомого почтового ящика теоретически можно даже не открывать.
Как же можно верифицировать электронный почтовый адрес? Есть несколько способов:
По общему правилу юридически значимые сообщения влекут гражданско-правовые последствия для другого лица с момента доставки соответствующего сообщения.
Недобросовестный (или просто хитрый) получатель может не прислать подтверждение о получении, а потом и вовсе отрицать получение – мол, что-то там в интернете сломалось…
Однозначного решения данная проблема не имеет. Часто суды соглашаются с тем, что доставку электронного письма подтвердить невозможно, если сам получатель не подтвердит этого.
Но если договором предусмотрен обмен юридически значимыми сообщениями по электронной почте, а также указаны конкретные почтовые ящики сторон, то суд может признать сообщение доставленным. Значение при этом могут иметь сложившаяся практика электронной переписки и иные фактические обстоятельства, включая поведение сторон.
Другой путь – технический. Использование специальных инструментов или сервисов облачных хранилищ поможет отправителю может посмотреть: кто, когда и как долго просматривал сообщение.
Кроме того, можно провести компьютерно-техническую экспертизу для установления содержания переписки и всех исходных данных.
Ещё один допустимый способ легализации: составление нотариального протокола. Нотариус идентифицирует отправителя, зафиксирует дату и адрес отправки сообщения.
Если вы твердо намерены не допустить такой способ общения (например, чтобы в будущем судья не стал рассматривать письма ваших нерадивых сотрудников о повышенных обязательствах), то придется недвусмысленно закрепить в договоре запрет на электронную почту и дополнить, что никакого юридического значения такая переписка иметь не может.
Прежде всего, некоторые запреты установлены законом. Нельзя направлять счета-фактуры в электронной форме без соблюдения ряда правил. Арбитражный процессуальный кодекс предписывает направить копию искового заявления в адрес ответчика заказным письмом с уведомлением.
Не стоит полагаться исключительно на электронную почту для отправки принципиально важных сообщений, например, уведомлений о расторжении договора или досудебных претензий.
Зачастую стороны, несмотря на все удобство электронной почты, вынуждены использовать обычную почту, чтобы иметь неопровержимые доказательства отправки конкретных документов (письмо с описью) и времени доставки письма (заказные с уведомлением). В ряде случаев, когда значение имеет не только сам документ, но и его содержание, целесообразно даже отправить телеграмму.
Электронная почта – один из самых простых, быстрых и удобных способов связи, который (в отличие от мессенджеров) уже почти повсеместно признан в правоприменительной практике.
Важно правильно регулировать ведение переписки в договоре или даже в отдельном соглашении с контрагентом – это поможет достичь правовой определенности и гарантированно придать сообщениям юридическую силу.
У вас остались вопросы? Обращайтесь - мы готовы найти для вас верные решения.