Переписка через почтовые электронные сервисы один из основных каналов общения между контрагентами.

В этой банальной и каждодневной рутине многие не отдают себе отчёт, как правильно вести эту процедуру, пренебрегая основными правилами.

В этой публикации мы раскрываем ключевые требования – следуйте им, чтобы в случае спора выйти из него победителем.

КАК УДОСТОВЕРИТЬСЯ В ЛИЧНОСТИ ОТПРАВИТЕЛЯ ИЛИ ПОЛУЧАТЕЛЯ ПО E-MAIL?

Возможность достоверно установить принадлежность адресов сторонам переписки или их уполномоченным представителям – обязательное условие делового электронного документооборота.

Сообщение с незнакомого почтового ящика теоретически можно даже не открывать.

Как же можно верифицировать электронный почтовый адрес? Есть несколько способов:

1. Адрес электронной почты может быть согласован сторонами в договоре. Сейчас это наиболее предсказуемый вариант, который только можно придумать. К несчастью, об этом часто забывают. Важно – конкретно укажите в договоре на что распространяется переписка, например, «на передачу заказчику результата работ».
2. Наиболее «легальный» способ – посмотреть в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. В конце 2020 года ФНС России разрешила включать в реестр наравне с обычным адресом также и электронный.
3. Воспользоваться сайтом компании в разделе «контакты» или на другом официальном сайте. Например, адрес электронной почты заказчика указан в карточке на сайте zakupki.gov.ru или в извещении о проведении закупки.
4. Электронный адрес может быть подтвержден конклюдентными действиями. Например, если вы выполнили заявку, которая была направлена на электронный адрес, то вряд ли сможете потом отрицать принадлежность вам этой почты. Кроме того, использование тех или иных ящиков может сложиться на протяжении длительного времени. Обычная ситуация, когда официальное общение двух юридических лиц ведется через личные почтовые ящики их руководителей.

ПРОБЛЕМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛУЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

По общему правилу юридически значимые сообщения влекут гражданско-правовые последствия для другого лица с момента доставки соответствующего сообщения.

Недобросовестный (или просто хитрый) получатель может не прислать подтверждение о получении, а потом и вовсе отрицать получение – мол, что-то там в интернете сломалось…

Однозначного решения данная проблема не имеет. Часто суды соглашаются с тем, что доставку электронного письма подтвердить невозможно, если сам получатель не подтвердит этого.

Но если договором предусмотрен обмен юридически значимыми сообщениями по электронной почте, а также указаны конкретные почтовые ящики сторон, то суд может признать сообщение доставленным. Значение при этом могут иметь сложившаяся практика электронной переписки и иные фактические обстоятельства, включая поведение сторон.

Другой путь – технический. Использование специальных инструментов или сервисов облачных хранилищ поможет отправителю может посмотреть: кто, когда и как долго просматривал сообщение.

Кроме того, можно провести компьютерно-техническую экспертизу для установления содержания переписки и всех исходных данных.

Ещё один допустимый способ легализации: составление нотариального протокола. Нотариус идентифицирует отправителя, зафиксирует дату и адрес отправки сообщения.

КАК ИСКЛЮЧИТЬ ЗЛОУПОТРЕБЛЕНИЯ ПРИ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ?

Если вы твердо намерены не допустить такой способ общения (например, чтобы в будущем судья не стал рассматривать письма ваших нерадивых сотрудников о повышенных обязательствах), то придется недвусмысленно закрепить в договоре запрет на электронную почту и дополнить, что никакого юридического значения такая переписка иметь не может.

ЧТО НЕ СТОИТ ДОВЕРИТЬ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ?

Прежде всего, некоторые запреты установлены законом. Нельзя направлять счета-фактуры в электронной форме без соблюдения ряда правил. Арбитражный процессуальный кодекс предписывает направить копию искового заявления в адрес ответчика заказным письмом с уведомлением.

Не стоит полагаться исключительно на электронную почту для отправки принципиально важных сообщений, например, уведомлений о расторжении договора или досудебных претензий.

Зачастую стороны, несмотря на все удобство электронной почты, вынуждены использовать обычную почту, чтобы иметь неопровержимые доказательства отправки конкретных документов (письмо с описью) и времени доставки письма (заказные с уведомлением). В ряде случаев, когда значение имеет не только сам документ, но и его содержание, целесообразно даже отправить телеграмму.

Электронная почта – один из самых простых, быстрых и удобных способов связи, который (в отличие от мессенджеров) уже почти повсеместно признан в правоприменительной практике.

Важно правильно регулировать ведение переписки в договоре или даже в отдельном соглашении с контрагентом – это поможет достичь правовой определенности и гарантированно придать сообщениям юридическую силу.

У вас остались вопросы? Обращайтесь - мы готовы найти для вас верные решения.